Regel und Zeitraum eindeutig benennen
Notieren Sie Beitragshöhe, Zeitraum und die zuständige Beitragsgruppe. Prüfen Sie, welche Regel für Eintritt oder Austritt während eines Jahres gilt. Entscheidend ist die tatsächliche Vereinsregel; Software sollte keine vermeintlich passende Regel erfinden.
Beitragsfreie Ehrenmitglieder können weiterhin aktuelle Mitglieder sein. Ihre Beitragsbefreiung gehört in den Beitragslauf, nicht in eine künstliche Entfernung aus der Mitgliederliste.
Den tatsächlichen Zahler berücksichtigen
Das Mitglied und der Zahler können unterschiedliche Personen sein. Bei einem gemeinsamen Familienbeitrag muss erkennbar sein, wem die Zahlung zugeordnet wird. Identische Beträge reichen zur eindeutigen Zuordnung nicht immer aus.
Ein Rechenbeispiel vor der Bankdatei
Angenommen, 40 Mitglieder zahlen jährlich je 30 Euro und zehn zahlen aufgrund einer geltenden Ermäßigung je 15 Euro. Der Sollbetrag beträgt 1.350 Euro. Diese Zahlen sind ein synthetisches Beispiel; die reale Liste muss die tatsächlichen Vereinsregeln verwenden.
Vergleichen Sie den Gesamtbetrag mit den einzelnen Beiträgen. Eine auffällig hohe Summe, fehlende Mandatsangaben oder ein unklarer Zahler erfordern Korrektur vor der Freigabe.
Zahlungseingänge anschließend nachvollziehen
Eine eingereichte Datei beweist keine abgeschlossene Zahlung. Prüfen Sie die tatsächlichen Eingänge und bearbeiten Sie Teilzahlungen oder Rücklastschriften gesondert. In dooyah club sind Beiträge, SEPA-Dateien und Zahlungszuordnung vorgesehen; der endgültige Umfang wird vor dem Start nachgewiesen.
Redaktion: FloriCore Software UG (haftungsbeschränkt). Produktstand: Vorbereitung. Die Beispiele sind erfunden und dienen der Erläuterung.